Undvik sommarbedragarna – checklista för att minska risken för bluffakturor

I takt med att sommarsäsongen inleds, inleds också högsäsongen för bedrägerier och bluffakturor. Med många medarbetare på semester och inhyrda vikarier finns säkerhetsrisker som dessvärre kan innebära guldläge för bedragarna. Nedan följer några handfasta tips på hur ni kan göra för att minska risken för att bli utsatta för bedrägeri samt hur ni går till väga om ni blir drabbade.

Längst ner hittar ni Setterwalls kompletta artikelserie om bedrägerier och företagskapningar som kan vara till nytta i det preventiva arbetet med att skydda er verksamhet året runt. Tipsa gärna organisationen så står ni bättre rustade inför sommarsäsongen!

Vad är en bluffaktura?

En bluffaktura är en faktura med krav på betalning för en vara eller tjänst som mottagaren varken har beställt eller fått levererad. I vissa fall har utfärdaren haft tidigare kontakt med er, och ibland har ni inte haft några som helst tidigare förbindelser. Det händer även att företag får obeställda varor skickade till sig tillsammans med ett meddelande om att företaget förbundit sig till betalning då det tidigare inte uttryckligen motsatt sig leveransen, t.ex. genom att svara nekande på ett erbjudande per post.

För den som betalat en bluffaktura är vägen till rättelse ofta dyr. Betala därför ingenting och se till att bestrida fakturan på ett korrekt sätt.

Fem tips som minskar risken för bedrägeri

1. Se över era betalningsrutiner. Nyckelpersoner och ordinarie personal på semester kan ofta leda till eftersatta betalningsrutiner. Vidare saknar vikarier ofta erfarenhet och kännedom kring rutinerna. Se därför till att rutinerna finns väl dokumenterade och upprätta en lista på aktuella leverantörer. Om en faktura mottas av ett annat företag än det på listan eller om en leverantör kräver betalning som frångår de gängse rutinerna, så kan det vara en varningsklocka.
   
2. Läs noggrant igenom och kontrollera fakturorna. Många bedragare är skickliga. Exempelvis kan fakturan vara identisk med den ni brukar få från er ordinarie leverantör men med bankgironumret justerat. Vidare kan en faktura i själva verket vara ett erbjudande men då det står i finstilt kan det vara svårt att förstå att det handlar om just ett erbjudande och inte en faktura.
   
3. Ta er tid för verifiering. I vissa fall ringer bedragaren upp och kräver att betalning av en faktura ska ske omedelbart, t.ex. för att förfallodag redan har passerat. Ni kan även kontaktas av nya leverantörer eller kontaktpersoner med mailadresser som ni inte tidigare blivit kontaktade av. I samtliga fall bör ni ta er tiden att verifiera att det finns en korrekt faktura och att det är en korrekt avsändare.
   
4. Ingå inga avtal via telefon. Se till att samtliga medarbetare och vikarier känner till att de aldrig ska acceptera någon form av inspelning eller ingå avtal via telefon. Vidare bör, i den mån det är möjligt, avtal inte ingås under sommaren över huvud taget då behörig personal kan vara på semester.
   
5. Bestrid fakturan. Om ni har mottagit en bluffaktura är det viktigt att inte låta sig påverkas av utfärdarens påtryckningar. Ni ska även, så snart det är möjligt, bestrida fakturan. Nedan går vi igenom hur ni kan gå till väga.

Bestrid en faktura i tre steg:

• Steg 1: Motsätt er betalningsskyldighet och dokumentera. Motsätt er betalningsskyldighet genom att stryka ett streck över fakturan och skriva ”Invänder mot (bestrider) betalningsansvar – vi har inte beställt varan/tjänsten” eller ”Invänder mot (bestrider) betalningsansvar på grund av vilseledande uppgifter” beroende på omständigheterna. Spara kopior på fakturan och ert bestridande.
• Steg 2: Skicka ert bestridande till utfärdaren. Skicka tillbaka fakturan och ert bestridande till utfärdaren via mail och begär läskvitto alternativt via rekommenderat brev så att datum och tid framgår. Spara samtliga kopior på skriftväxlingen.
• Steg 3: Informera Svensk Handel och överväg polisanmälan. Skicka en kopia av fakturan och skriftväxlingen till branschorganisationen Svensk Handel. På så vis kan utfärdaren föras till Svensk Handels Varningslista som är ett register för oseriösa och bedrägliga näringsidkare. Gör även en polisanmälan om det anses befogat.

Vad ska ni göra om utfärdaren inte släpper sitt krav?

Hänvisa utfärdaren till att väcka talan vid domstol. Förhandla inte. Det tjänar inget till att diskutera med dessa aktörer så lägg inte er energi på detta. Det går inte att hindra oseriösa aktörer från att kräva ert företag på betalning.

Källa: Setterwalls Advokatbyrå AB